The 12 Week Year : Seni Bekerja Cerdas, Menyelesaikan Target 12 Bulan dalam 12 Minggu 

Inti dari pemikiran tahunan adalah keyakinan yang tak terucap bahwa ada banyak waktu dalam setahun untuk mewujudkan rencana. Pada Januari, Desember terasa masih lama.

Pikirkan hal berikut: Anda memulai awal tahun dengan target besar, tapi pada akhir Januari biasanya mendapati diri berdiri sedikit di belakang tempat Anda seharusnya berada.

Anda pasti merasa tidak senang, tapi juga tidak terlalu khawatir, karena Anda berkata pada diri sendiri, “Aku punya banyak waktu. Aku punya 11 bulan lagi untuk mengejar ketertinggalan.” Faktanya, pada akhir Maret, Anda masih tertinggal. Tapi, sekali lagi Anda tidak terlalu khawatir. Kenapa?

Sebab Anda masih berpikir memiliki waktu banyak untuk mengejar ketertinggalan. Pola pemikiran tersebut terus berlanjut sampai akhir tahun. Ya, kan?

Anda harus mengakui, bahwa Anda secara keliru meyakini bahwa masih ada banyak waktu yang tersisa dalam satu tahun dan bertindak sesuai keyakinan tersebut.

Akibatnya Anda kekurangan rasa urgensi, tidak menyadari bahwa setiap minggu, setiap hari, bahkan setiap momen sangat berarti. Pada dasarnya, eksekusi yang efektif terjadi setiap hari dan setiap minggu!

Anda perlu keluar dari mode tahunan dan menyingkirkan pemikiran tahunan agar dapat bekerja dengan optimal. Berhentilah berpikir dalam kerangka waktu satu tahun: Sebagai gantinya fokuslah pada jangka waktu yang lebih pendek.

Siklus eksekusi tahunan membutakan orang akan realita bahwa hidup dijalani di masa sekarang dan kesuksesan mendasar diciptakan saat ini. Siklus tersebut membuai orang sehingga meyakini bahwa mereka dapat menunda pekerjaan/aktivitas yang penting.

Kami punya klien organisasi-organisasi sukses yang berhasil menaikkan hasil mereka 50% hanya dalam waktu 12 minggu. Pada satu contoh kasus, kami membantu perusahaan broker bernilai satu milyar dolar melipatgandakan produktivitas penjualan mereka dalam enam bulan.

Hal itu tidak mungkin terjadi dalam siklus eksekusi tahunan. Seperti apa pun cara kerja organisasi atau individu, mereka akan bekerja dengan lebih baik dalam lingkungan kerja yang tidak bersiklus tahunan.

“Apa yang terjadi ketika orang punya target dan batas waktu sungguh mengagumkan. Faktanya, tak ada yang bisa menandingi batas waktu dalam memotivasi siapa pun.” ~ Brian P. Moran 

Struktur rencana yang Anda tulis penting jika ingin mempersiapkan diri untuk sukses. Rencana yang baik dimulai dengan target yang baik.

Jika Anda tidak spesifik atau terukur, rencana yang ditulis juga akan samar. Maka, semakin spesifik dan terukur target 12 minggu Anda, semakin mudah pula menulis rencana 12 minggu yang solid.

Misalnya, Anda punya target 12 minggu untuk menurunkan 4,5 kg berat badan dan target lain untuk menghasilkan US$ 105.000 dalam bisnis baru. Tiap terget ini kemudian menjadi target perencanaan, yang dikembangkan menjadi taktik.

Taktik untuk target penurunan berat badan adalah tindakan spesifik yang harus dijalankan untuk mencapai berat badan yang Anda inginkan. Seperti membatasi asupan kalori hanya 1.200 kkal/hari dan melakukan latihan kardio selama 20 menit tiga kali dalam seminggu.

Cara Anda menulis target dan taktik itu penting. Perhatikan bahwa taktik-taktik tersebut dimulai dengan kata kerja, dan merupakan kalimat lengkap. Target pendapatan US$ 105.000 Anda akan memiliki serangkaian taktik yang berbeda. Maka, ada lima kriteria yang akan membantu Anda menciptakan rencana 12 minggu yang lebih baik, yakni:

• buat target serta taktik yang spesifik dan terukur,
• nyatakan/tuliskan secara positif,
• target dan taktik adalah tantangan yang realistis,
• menugaskan pertanggungjawaban, dan
• miliki batas waktu.

Untuk mencapai target, fokuslah pada hal positif yang Anda harapkan. Misalnya, alih-alih fokus pada tingkat kesalahan 2%, Anda akan menargetkan tingkat keakuratan 98%. Kemudian, taktik yang lebih realistis akan memunculkan ide-ide simpel dan praktis (bisa langsung dieksekusi).

Untuk kerja tim, sudah seharusnya ada orang-orang yang mendapatkan tugas untuk mengeksekusi. Ada pertanggungjawaban pribadi untuk tiap target dan taktik itu sangat penting. Yakni, jadikan tantangan setiap orang adalah tantangannya sendiri (jangan sampai dilimpahkan kepada orang lain).

Lalu ingatlah, tidak ada yang menyamai batas waktu dalam memotivasi orang untuk mulai bekerja dan terus bekerja. Pastikan untuk mencantumkan tanggal yang menjadi batas pencapaian tujuan, atau pelaksanaan taktik.

Sekali lagi, setiap taktik (apa yang harus Anda lakukan) harus dimulai dengan kata kerja, kalimat lengkap, dan dapat dieksekusi seperti yang tertulis pada batas minggu yang telah Anda tetapkan. Sehingga, Anda akan termotivasi untuk meraihnya dengan penuh semangat.

Begitu menentukan ukuran-ukuran Anda dan melacaknya setiap minggu, berikut adalah beberapa hambatan yang harus dihindari dan tips agar ukuran-ukuran tersebut berguna bagi Anda.

Pertama, Anda menganggap pengukuran sebagai hal yang rumit atau tidak penting. Ingat, di luar sana terlalu banyak orang yang mengeluh “saya tidak ahli soal angka” sebagai alasan untuk menghindari pengukuran. Jangan biarkan Anda seperti mereka. Untuk hasilkan kinerja terbaik, Anda tetap harus mengukur (hasil yang konkret).

Kedua, Anda tidak menjadwalkan waktu khusus setiap minggu untuk mengukur kemajuan Anda.

Solusinya, memang harus ditentukan dulu waktu setiap minggu, bisa di akhir minggu atau senin pagi sebelum beraktivitas. Jadwalkan waktu tersebut untuk mengukur eksekusi Anda, melacak sinyal awal dan merancang minggu Anda berikutnya.

Ketiga, Anda mengabaikan sistem ketika tidak mencetak skor yang bagus. Lihatlah, orang-orang sering mengabaikan sistem dan berhenti mencatat skor mereka mengalami dua minggu yang buruk berturut-turut.

Miliki keberanian untuk mengukur setiap minggu dan jangan menyerah, bahkan ketika Anda mengalami minggu yang mengecewakan.

Penelitian menunjukkan bahwa ketika orang-orang memaksimalkan kerja tim, mereka secara signifikan menyelesaikan lebih banyak tugas dalam rencana-rencana mereka. Mungkin Anda tidak bisa langsung meningkatkan eksekusi Anda dari 48% ke 60%, tetapi fokuslah untuk menciptakan kemajuan/selalu ada progres.

Skor 65% mungkin merupakan hasil perbaikan aktivitas selama 12 minggu terakhir. Di angka 65% pun, kebanyakan orang akan melihat perbaikan pada hasil mereka. Pertanyaan yang harus Anda ajukan pada diri sendiri, “Apakah skor eksekusi 65% cukup untuk mencapai target-target 12 minggu saya?”

Jika Anda enggan menghadapi realitas, Anda tidak akan pernah sanggup mengubahnya. Ketika Anda melacak sinyal awal, sistem eksekusi akan membantu Anda mengidentifikasikan akar penyebab kegagalan kinerja macam apa pun yang mungkin dialami.

Ketika ada kegagalan dalam hasil Anda, Anda perlu tahu entah hal itu disebabkan oleh kegagalan dalam eksekusi atau isi rencana Anda. Ada perbedaan besar dan satu-satunya cara untuk tahu pasti adalah dengan mengukur baik hasilnya maupun eksekusinya.

Satu-satunya cara Anda dapat mencapai target 12 minggu adalah dengan mengambil tindakan sesuai rencana Anda setiap hari. Rencana mingguan dan PPM merupakan dua langkah dari proses tiga langkah yang disebut rutinitas mingguan. Rutinitas mingguan terdiri dari tiga langkah sederhana, tetapi berpengaruh besar:

• nilai minggu Anda,
• rencanakan minggu Anda, dan
• berpartisipasilah dalam PPM.

Pengukuran-lebih dari alat yang lain-adalah indikator kesuksesan yang paling berpengaruh kuat yang Anda miliki. Sebagai bagian dari rutinitas mingguan, Anda akan ingin meluangkan waktu beberapa menit setiap minggu dan menilai eksekusi Anda.

Setiap minggu, Anda perlu menjadwalkan sekitar 15 menit untuk memberi skor dan merencanakan minggu Anda. Sekitar 70% klien kami melakukan tugas tersebut pada Senin pagi. Tidak masalah kapan melakukannya selama Anda menjadwalkan kosisten tiap minggu.

Untuk eksekusi PPM (Pertemuan Pertanggungjawaban Mingguan), buatlah daftar singkat orang-orang yang ingin Anda ajak bertemu setiap minggu, kemudian hubungi orang-orang tersebut dan tentukan hari dan waktu kerja untuk bertemu. Putuskan juga apakah Anda akan bertemu secara tatap muka atau sekadar melalui telepon.

Pertemuan tersebut bukanlah sesi pemberian hukuman yang mana Anda berusaha meminta pertanggungjawaban orang lain dan membagikan konsekuensi negatif atau cercaan pada mereka yang belum perform. PPM sebaiknya Anda gunakan untuk mengenali kemajuan, menciptakan fokus baru, dan mendukung tindakan secara positif.

Dalam pertemuan itu, setiap anggota mengungkapkan kemajuan mereka dalam mencapai target dan seberapa baik eksekusi mereka. Berikan umpan balik dan berdiskusi untuk merencanakan eksekusi yang lebih baik lagi.

Setelah setiap anggota memberikan laporan, Anda dapat membuka percakapan singkat mengenai upaya apa yang mereka lakukan yang menunjukkan hasil dan dapat dipindahkan ke rencana dan target lain. PPM diakhiri dengan menyemangati anggota kelompok agar mengalami minggu yang produktif.

Komitmen adalah keadaan terikat secara emosional atau intelektual pada serangkaian tindakan, atau kepada orang lain. Komitmen adalah buah dari keputusan yang dibuat secara sadar untuk mengambil tindakan spesifik demi menciptakan goal yang diinginkan.

Karena itulah, komitmen memiliki pengaruh besar bagi kesuksesan Anda. Dalam satu pengertian, komitmen adalah pertanggungjawaban yang diproyeksikan akan melakukan apa pun yang dibutuhkan untuk mencapai target dan membuat Anda semakin percaya diri.

Dengan berkomitmen dan disiplin, Anda mau melakukan apa pun demi mencapai target. Bila Anda telah hilang semangat, ingat kembali bagaimana perasaan Anda ketika bisa mencapai target tersebut? Bagaimana rasanya menjadi pemenang dan mendapatkan pujian?

Dari situlah muncul namanya komitmen pribadi, yakni komitmen pada diri sendiri. Apa janji yang Anda buat pada diri sendiri untuk mengambil tindakan yang spesifik? Misalkan, Anda ingin berolahraga secara konsisten, atau menghabiskan waktu tiap akhir pekan bersama keluarga, atau ingin berhenti merokok.

Sekarang, luangkanlah beberapa menit dan tuliskanlah beberapa poin yang ingin Anda raih dan Anda ingin berkomitmen sampai hal tersebut terwujud. Percayalah, ketika Anda tidak peduli dengan keinginan Anda, maka orang lain pun akan bersikap sama.

Jika Anda merasa malas, ingatlah bahwa sering kali niat di dalam dada/hati Anda. Komitmen yang sukses muncul ketika niat terucap, artinya orang lain tahu apa yang diniatkan. Jadi mereka akan membantu saat Anda kehilangan semangat di tengah jalan.

Maka mulai dari sekarang, bertindaklah sesuai komitmen, bukan berdasarkan perasaan. Meskipun Anda tahu dalam setiap komitmen pastilah ada ongkosnya, yakni “ongkos komitmen”. Secara sadar, memang harus membayar ongkos tersebut. Karena itulah bukti keseriusan Anda.

Misalnya, ongkos dari berolahraga setiap hari ialah mengurangi waktu tidur-tiduran sambil menonton hiburan di TV. Ongkos untuk berkomitmen diet yakni merelakan beberapa makanan favorit, mengurangi frekuensi makan di luar, dan mau makan dalam porsi yang lebih sedikit dari sebelumnya. Apakah Anda siap untuk membayar “ongkos komitmen”?

Tindakan Anda saat ini tengah menciptakan hasil Anda saat ini. Dalam rangka menciptakan hasil baru-mencapai target 12 minggu-Anda harus melakukan hal-hal secara berbeda dan melakukan hal-hal yang berbeda.

Masalahnya adalah lingkungan yang ada di sekitar Anda dan pemicu-pemicu lama Anda memprovokasi Anda untuk meneruskan lingkaran perilaku dan kebiasaan lama Anda. Lantas, apa yang seharusnya Anda lakukan untuk mengatasi hal tersebut?

Dalam bukunya, The Power of Habit, Charles Duhigg menjelaskan pendekatan empat langkah untuk mengatasi kebiasaan lama dan menciptakan yang baru, dan salah satu langkah kunci yang ia identifikasikan adalah bekerja berdasarkan rencana.

Bahkan rencana tindakan tertulis, yang disebut para psikolog sebagai “implementasi niat”, membantu menciptakan perilaku baru, bahwa di tengah kehadiran pemicu lingkungan lama Anda. Suatu rencana menciptakan satu rangkaian baru pilihan tindakan yang dapat membuahkan hasil baru di lingkungan baru.

Jika Anda secara konsisten menerapkan rutinitas mingguan, target 12 minggu Anda kemungkinan besar akan menjadi kenyataan. Karena, kadang-kadang orang pasrah pada faktor eksternal dengan memandang penghalang mereka sebagai sesuatu yang tidak dapat diatasi. Mereka bisa menjadi hebat, tetapi keadaan tidak mengizinkannya.

Anda harus berani berkorban. Selama Anda melihat solusi atas kehebatan Anda sebagai sesuatu yang berasal dari luar diri Anda, Anda akan tetap tak berdaya untuk berubah.

Kenyataannya adalah, satu-satunya hal yang Anda kendalikan adalah cara Anda berpikir dan bertindak. Sementara hal yang lain, Anda hanya dapat memengaruhinya saja.

Jika Anda mau berubah, berkorban demi pencapaian target, maka pada minggu terakhir, Anda telah sukses melakukan apa yang jarang dilakukan kebanyakan orang. Bahkan Anda sendiri akan terkejut, karena ternyata Anda berhasil melakukan sesuatu yang baru. Itulah perlunya Anda membuat loncatan dalam meningkatkan kinerja.

Ternyata potensi dan kapasitas Anda melebihi penilaian Anda sendiri. Jadikan hal tersebut sebagai pengalaman pribadi, bahwa tidak dibenarkan rendah diri padahal Anda memiliki kapasitas untuk menjadi juara. Maka, Anda pun berhak merayakan keberhasilan pencapaian tersebut.

“Ciptakan kesadaran akan kemajuan dan momentum setiap minggu, serta pastikan untuk mengenali proses. Anda tidak hanya mengendalikan hasilnya, jadi fokuslah pada proses.” ~ Michael Lennington

1. Ubah cara lama dari membuat rencana tahunan dengan rencanan mingguan, agar Anda memaksimalkan waktu yang ada dan tidak perlu menunggu lama untuk sukses.
2. Pondasi dari eksekusi yang solid ialah rencana yang baik, yakni terukur, realistis, dan terjadwal. Karena tidak ada motivasi terbaik selain pembatasan waktu dalam action.
3. Capaian Anda harus diukur tiap minggu, berikan skor pada proses Anda, dan lakukan perbaikan untuk menjalankan taktik pada minggu berikutnya.
4. Ketika berkerja dalam tim, Anda harus melakukan pertemuan rutin untuk memberikan penilaian secara berkala atas kemajuan dan progres tim.
5. Konsisten berarti Anda menghargai rencana dan impian Anda sendiri. Tidak ada orang yang bisa mencapai target tanpa konsisten dan berdisiplin.
6. Target 12 minggu hanya bisa dicapai dengan mengubah kebiasaan lama, keberanian untuk berkorban, dan percaya diri mencapai target yang sudah Anda tetapkan.