10 Strategi Manajemen Terdahsyat di Dunia : Setiap Karyawan Hingga CEO Wajib Baca Buku Ini!

Cara mengelola organisasi agar kinerja lebih efektif dan efisien untuk mengejar keuntungan jangka panjang 

Perhatikan kondisi organisasi Anda saat ini. Mengapa berbagai program hebat tidak mampu mencapai sasarannya? Masalahnya ternyata tidak rumit, bahkan sangat sederhana.

Bukan karyawan yang kurang skill atau Anda yang tidak pandai, melainkan terjadi ketimpangan yang sering kali tidak tampak dan tidak Anda sadari. Namun, hal itu sangat mengganggu.

Dalam rangkuman ini, akan menjelaskan berbagai hal yang mesti Anda perbaiki dalam organisasi yang kesemuanya terangkum dalam GMP (The Greatest Management Principle). Yakni konsep, prinsip, sekaligus tips praktis aplikasi dari manajemen terbaik di Amerika.

Hal-hal menarik yang bisa Anda pelajari antara lain:

• Apa saja ketimpangan dalam organisasi yang harus dibereskan;
• Kenapa “solusi instan” harus dihindari dan diganti “solusi kokoh”;
• Bagaimana cara memberikan penghargaan yang tepat dan bermanfaat;
• Apa saja keuntungan dari hubungan baik antara bos dan karyawan; dan
• Bagaimana cara “menginventarisasi waktu” agar kinerja lebih produktif.

Satu rintangan terbesar bagi keberhasilan organisasi-organisasi pada masa sekarang ini adalah ketimpangan antara perilaku yang Anda butuhkan dan perilaku yang Anda puji atau hargai. Mungkin Anda tidak menyadarinya, karena itu Anda bisa mengingat-ingat lagi berbagai kejadian ini.

Misalnya, Anda menginginkan manajer tingkat atas mengambil keputusan yang kokoh dan berorientasi jangka panjang. Namun, Anda justru memberikan mereka bonus besar berdasarkan profit jangka pendek dan mengancam pekerjaan mereka ketika profit sedang anjlok.

Hasilnya? Para manajer memaksimalkan profit jangka pendek, investasi sumber daya manusia dan peralatan menjadi kecil, dan perusahaan pun stagnan (jalan di tempat; tidak tumbuh secara signifikan).

Atau, Anda ingin para manajer tingkat menengah menghemat biaya dan mengurangi keruwetan birokrasi atau prosedur, tapi Anda justru memberi penghargaan kepada mereka dengan melimpahkan anggaran dan asisten staf baru saat mereka menciptakan prosedur dan rutinitas baru.

Di lain pihak, manajer berhati-hati dan berhemat biaya dalam pelaksanaan proyek justru menerima pemangkasan anggaran pada tahun berikutnya. Hasilnya? Semua orang menghabiskan anggaran yang diberikan entah itu perlu ataupun tidak.

Ada lagi, Anda membutuhkan pekerja yang kreatif, tetapi justru menghukum mereka yang berani tampil beda? Anda meminta adanya kerja tim, tetapi justru menghargai satu anggota tim saja dan mengorbankan anggota lainnya? Anda memerlukan kerja yang terbaik, tetapi justru memuji mereka yang terlihat sibuk dan bekerja paling lama?

Pada kasus-kasus tersebut, perilaku buruk yang diperlihatkan manajer dan pekerja bukan dikarenakan ketidaktahuan, kebodohan, atau kemalasan.

Tetapi, Anda berperilaku sesuai dengan yang diajarkan oleh sistem penghargaan yang berlaku, kan? Semua orang pun sepertinya akan melakukan hal yang sama bila berada di posisi Anda.

Maka, kunci untuk memperbaiki organisasi adalah menciptakan kaitan yang tepat antara kinerja dan penghargaan. Saat berpikir soal keberhasilan suatu usaha, yang terlintas di benak orang-orang adalah uang, statistik, fakta, dan angka. Padahal, semua itu hanya simbol dari “perilaku” kolektif saja. Jadi berikan penghargaan sesuai perilaku yang benar dan riil.

“Ketika Anda tidak dapat memahami suatu masalah, kembalilah ke prinsip dasarnya dan Anda akan mulai menemukan jawaban.” ~ Michael LeBoeuf  

Apa reaksi Anda jika sebuah perusahaan mau mengorbankan keunggulan bersaing jangka panjang agar salah satu divisinya dapat mencapai target keuntungan yang hanya satu kuartal? Ingatlah, Anda bisa memberikan solusi yang berdampak positif dalam jangka panjang.

Namun, Anda bisa saja mem-PHK 30% angkatan kerja sebagai solusi singkat karena mampu mengurangi biaya operasional secara drastis dan memampukan divisi melampaui proyeksi laba kuartal keempat dengan margin yang menawan.

Cara tersebut tentu saja menyenangkan para pembesar yang sebelumnya sudah menjanjikan hal besar kepada para pemegang saham dan komunitas keuangan. Masalahnya, solusi instan tersebut dapat menghancurkan perusahaan dalam jangka panjang.

Namun, hal solusi instan tersebut tak mengejutkan, karena memang Anda hidup di zaman yang maunya serba instan.

Coba Anda evaluasi, apakah Anda sering membuat keputusan tambal sulam yang pada akhirnya menciptakan masalah lebih banyak lagi di kemudian hari? Alih-alih memecahkannya, justru masalah semakin bertambah.

Solusi yang kokoh memerlukan waktu, pandangan yang jauh ke masa depan, kesabaran, pengorbanan, dan disiplin, tetapi hasilnya akan sangat besar dalam jangka panjang. Nah, perbedaan yang mendasar antara solusi kokoh dengan solusi instan sama dengan perbedaan antara investasi jangka panjang atau menggadaikannya.

Misalnya, solusi instan seperti PHK untuk memangkas pengeluaran untuk gerakan penghematan biaya. Sedangkan solusi kokoh ialah menghargai orang (melalui program berkelanjutan) lantaran menemukan cara kerja yang lebih efisien.

Solusi instan juga seperti berspekulasi ke dalam bisnis baru karena para pakar keuangan menjanjikan hasil cepat dengan risiko rendah. Sedangkan solusi kokohnya seharusnya hanya menggaet bisnis yang mampu dikelola perusahaan dengan keahlian dan sumber daya yang benar-benar dimiliki.

Untuk merangsang solusi kokoh tersebut, Anda bisa memberikan penghargaan jangka panjang, seperti bonus tahunan atau semacam pembukaan saham dan dana pensiun. Lalu evaluasi kinerja karyawan dalam periode lebih panjang dan berikan apresiasi. Tentu tanpa Anda mengabaikan target jangka pendek dan tidak ada yang saling dikorbankan.

Ketika sebuah bisnis baru dimulai, kerumitan jarang menjadi masalah. Namun biasanya, kesuksesan akan berujung ke pertumbuhan. Lalu, pertumbuhan akan membawa ke kerumitan (kompleksitas). Dari sinilah keputusan yang salah itu sering kali muncul.

Karena akan ada pertambahan orang, perbaikan sistem, penambahan prosedur, dan tanpa disadari semua hal akan menjadi kompleks dan rumit.

Nah, hal paling penting dari manajemen yang baik justru menjaga segala sesuatu sesederhana mungkin, sehingga orang dapat melakukan pekerjaannya.

Memang terdengar paradoks, tetapi semakin rumit sesuatu, semakin besar juga kebutuhan akan penyederhanaan. Menjaga sesuatu tetap sederhana merupakan pekerjaan sangat berat. Memang ini sangat berat, tetapi harus Anda jalankan. Dengan empat pola berikut ini:

1. Sederhanakan pekerjaan, yakni fokus pada pekerjaan pokok terlebih dahulu,
2. Sederhanakan struktur, yakni fokus pada output yang dihasilkan,
3. Sederhanakan prosedur dan kontrol, yakni buat lebih transparan prosesnya, dan
4. Sederhanakan komunikasi, yakni keterbukaan informasi dan data yang valid.

Pada penyederhanaan pekerjaan memang perlu fokus pada tugas pokok, agar mereka tidak memikirkan banyak hal yang tidak berdampak langsung pada output (produktivitas). Sehingga, ketika ada jalur pekerjaan yang ternyata tidak memberikan kontribusi nyata, hal itu bisa langsung dicoret.

Sedangkan tentang struktur, yang penting tidak membuat beban pekerjaan bagi satu sama lainnya. Apabila memungkinkan, gabungkan saja dua level atau nilai level mana yang terlalu banyak memakan biaya sedangkan pekerjaannya sedikit? Ingat, semakin ringkas struktur organisasi, jelas akan semakin memudahkan dalam komunikasi.

Tidak perlu misteri ataupun seorang jenius untuk menggunakan penyederhanaan kerja. Anda cukup mengambil setiap prosedur, pilah menjadi sebanyak mungkin langkah-langkah detail, petakan, dan pertanyakan setiap tahapannya. Dapatkah Anda menyederhanakan, menghapus, menggabungkan dua langkah atau lebih? Atau bahkan ubah urutannya?

Prosedur kantor layaknya hama yang harus selalu diperiksa dan dilakukan perampingan secara teratur. Lalu, penyederhanaan sarana yang sangat membantu mencapai proses tersebut.

Untuk penyederhanaan komunikasi, Anda bisa fokus pada pemilihan, pengiriman, dan penerimaan informasi yang diperlukan (bagi Anda maupun orang lain) untuk membereskan pekerjaan, lalu abaikan selain itu. Memang akan ada adaptasi atas penyederhanaan tersebut dan pastikan tim Anda nyaman serta lebih bersemangat bekerja.

Untuk menciptakan manajemen terbaik, Anda perlu memahami beberapa hal berikut ini.

Pertama, adanya pernyataan bahwa uang merupakan insentif yang terlalu berlebih-lebihan. Hal itu tidak sepenuhnya benar. Karena yang menjadi masalah adalah gaji tidak begitu dikaitkan dengan kinerja di hampir semua pekerjaan. Terlebih lagi adanya pajak pendapatan progresif yang menyurutkan penghargaan gaji dan kinerja.

Kedua, menghargai kinerja bisa dengan pengakuan. Misalnya dengan pemberian penghargaan “karyawan terbaik bulan ini” bagi yang mencapai angka penjualan tertinggi. pemberian sertifikat dan tropi khusus. Itu sangatlah menggembirakan mereka.

Ketiga, bebas tugas sebagai apresiasi situasional. Yakni mereka mendapatkannya karena mereka harus berada di satu tempat seharian. Misalnya, mereka bebas (tidak melakukan pekerjaan rutin) karena mewakili perusahaan pada acara di luar kantor.

Keempat, ialah promosi jabatan. Inilah yang paling ditunggu-tunggu karena siapa pun diberi kesempatan untuk meningkatkan kariernya. Yakni pemberian kenaikan jabatan sesuai penilaian yang objektif. Selain itu, perusahaan tidak akan kehilangan karyawan terbaiknya.

Kelima, pengembangan pribadi. Ialah apresiasi kepada karyawan untuk meningkatkan skill yang akhirnya bisa bermanfaat untuk perusahaan.

Sebagai contoh, bisa dalam bentuk pemberian tugas yang mengasah kreativitas mereka, atau tugas belajar seperti kursus, short course, seminar, dan lainnya. Pada akhirnya skill baru tersebut memudahkan pekerjaan.

Keenam, mereka pun bisa mendapatkan hadiah. Misalnya, karyawan yang datang tepat waktu selama sebulan berhak berpartisipasi dalam pengundian berhadiah dengan jumlah pemenang sebanyak 25 orang. Atau, ketika ada karyawan yang rapi dalam urusan administrasi, dia berhak mendapatkan alat kerja baru yang lebih bagus.

Ketujuh, ini yang paling menarik dalam jangka panjang, ialah pemberian saham perusahaan kepada karyawan. Mereka akan mendapatkan bagi hasil, dan keuntungan bagi manajemen ialah kinerja mereka semakin meningkat. Bahkan profit perusahaan bisa naik, karena karyawan berkepentingan atas profit perusahaan.

Kedelapan, apresiasi kepada mereka bisa dalam bentuk bersenang-senang/liburan, kebebasan untuk memilih pekerjaan yang mereka sukai saja dalam waktu tertentu, atau manajemen menghapus aturan tertentu yang membuat mereka terkekang. Tentu saja kesemuanya juga harus memberikan dampak positif kepada perusahaan.

Dalam manajemen terbaik, setiap orang harus mau dikelola. Sebab di zaman sekarang, tidak ada yang bisa berhasil sendirian.

Karena itulah, mengelola orang-orang di atas Anda sama pentingnya dengan mengelola orang-orang di bawah Anda. Sayangnya, sedikit sekali yang menyadari hal tersebut.

Justru kebanyakan orang malah membuang-buang waktu mengeluhkan tentang bos dan berasumsi bahwa mereka tidak berdaya mengubah atau memperbaiki hubungan buruk tersebut. Anda memegang 50% kendali terhadap hubungan Anda dengan bos. Sementara, Anda memegang kendali 100% terhadap perilaku Anda sendiri.

Percayalah, cara Anda berperilaku terhadap bos akan menjadi cermin bagaimana ia memperlakukan Anda. Sebagai contoh, jika Anda memperlakukan bos layaknya orangtua yang serba kuasa, ia akan memperlakukan Anda seperti anak kecil.

Dengan kata lain, semakin banyak Anda bergantung kepada bos Anda untuk memecah masalah, semakin kecil kebebasan yang akan diberikannya kepada Anda. Singkatnya, berperilaku layaknya orang dewasa yang bertanggung jawab merupakan jaminan untuk diperlakukan juga seperti orang dewasa.

Intinya, upayakan agar manajemen bisa membuat bos dan karyawan bekerja secara produktif dan menyenangkan. Ini berarti Anda tidak harus menjadi penjilat atau memilih melakukan taktik licik yang serba culas. Sebab ini adalah sarana yang jujur dan tulus untuk memperbaiki hubungan kerja.

Misalnya, cari satu tugas yang kurang bagus bila dikerjakan bos dan lebih bagus bila Anda yang menanganinya. Lalu, ajukan diri Anda untuk membantunya. Seperti, apakah bos Anda tidak bisa membuat slide presentasi dengan bagus? Maka, Anda bisa membuatkannya dengan versi yang terbaik, sehingga presentasinya tampak hebat.

Saat Anda menemukan kelemahan-kelemahan lainnya, ambil langkah untuk mengakomodasinya. Sebagai contoh, apabila bos Anda mudah lupa, buatkan sebuah memo untuk mengingatkannya. Jika bos Anda ingin mengambil keputusan, berikan data valid tambahan meskipun dia tidak memintanya. Berikan bantuan yang tulus kepadanya.

Dalam kerja sama, intinya ialah belajar memanfaatkan kekuatan dan kelemahan masing-masing agar bisa saling melengkapi, meskipun itu antara bos dan karyawan.

Semakin banyak cara Anda melengkapi kekurangan bos, semakin tinggi nilai Anda di mata dia. Bahkan seharusnya memang seorang bos mencari sendiri karyawan yang seperti itu.

Cara untuk mengetahui kemana saja waktu Anda terbuang adalah dengan membuat buku catatan aktivitas Anda selama seminggu. Apa pun aktivitas Anda, catatlah. Mulai dengan menyusun catatan di setiap pagi: tulis nama, hari, tanggal pada bagian atas. Bawa lembar kertas/buku kecil tersebut ke mana pun Anda pergi.

Saat Anda memulai sebuah aktivitas, tuliskan waktu mulainya berikut sifat aktivitas tersebut. Yakni apakah aktivitas tersebut sangat penting atau bisa ditunda?

Anda bisa memberi keterangan bagaimana hasil dari aktivitas tersebut. Begitu seterusnya, hingga Anda menginventarisasinya dalam satu minggu.

Kaji kembali lembar-lembar catatan aktivitas tersebut, dan lihatlah aktivitas apa yang sering Anda kerjakan? Tingkat kegentingan dan bagaimana hasilnya? Lalu Anda bisa membuat kategori aktivitas penting apa saja yang sering Anda kerjakan dan berapa waktu yang digunakan untuk melakukan aktivitas tersebut?

Pada minggu berikutnya, dapatkah Anda menghemat waktu untuk melakukan rutinitas tersebut? Jika bisa, Anda bisa berhemat banyak waktu untuk mengerjakan hal yang lain. Itulah pentingnya inventarisasi waktu, yakni Anda menjadi pribadi yang tidak boros waktu.

Anda pun bisa melihat ke mana saja waktu Anda yang hilang begitu saja. Kemungkinan Anda akan dibuat terkejut dengan melihat catatan tersebut. Namun, jangan kecil hati, yang terbaik dari semua itu ialah Anda menjadi cermat untuk beraktivitas di minggu berikutnya.

Kalau Anda ingin mengubah diri—misalnya lebih gesit dalam beraktivitas—Anda bisa berlatih selama tiga minggu berturut-turut. Asalkan Anda nyaman melakukan perubahan tersebut dan tidak melakukan perubahan spontan. Caranya, pilih satu saja dulu kebiasaan yang harus Anda ubah dan diganti dengan kebiasaan baru.

Misalkan waktu Anda terbuang banyak karena sering adanya tamu dadakan. Maka, saringlah tamu Anda. Tetapkan semacam jam berkunjung. Tutup pintu Anda. Jika ada yang perlu ditemui, lakukan saat istirahat atau makan siang saja. Fokuslah pada pekerjaan lain yang harus segera Anda selesaikan.

Nah, begitu Anda sudah menetapkan adanya perubahan tersebut, Anda perlu menyampaikan kepada rekan kerja dan bahkan ke anggota keluarga. Minta mereka untuk mendukung perubahan tersebut dan jelaskan apa manfaatnya perubahan tersebut bagi kinerja Anda. Sehingga mereka akan melihat perubahan tersebut benar-benar berhasil.

“Sebelum berhasil mengelola diri sendiri, Anda tidak akan sanggup mengelola siapa pun dan apa pun.” ~ Michael LeBoeuf 

1. Banyak hal yang harus dibereskan dalam manajemen/organisasi. Utamanya aktivitas “fiktif” yakni tampak sibuk ternyata tidak produktif dan membuang-buang waktu.
2. Jangan terbiasa dengan solusi praktis yang mengorbankan keuntungan jangka panjang. Tidak ada yang boleh dikorbankan secara instan, buatlah solusi kokoh.
3. Semakin besar perusahaan, aktivitasnya akan semakin tampak rumit. Buatlah penyederhanaan dalam pekerjaan, struktur, prosedur, dan komunikasi.
4. Penghargaan kepada tim kerja adalah bukti apresiasi dari perusahaan. Anda dapat berimprovisasi untuk pemberian hadiah agar mereka semangat dalam bekerja.
5. Siapa pun bisa “mengelola” bos asalkan memiliki keterampilan yang cukup dan inisiatif untuk memecahkan masalah yang tidak bisa ditangani si bos.
6. Anda harus berani memutuskan untuk mengubah penggunaan waktu agar tidak boros dan setiap aktivitas benar-benar menghasilkan produktivitas.