Sukses Berkomunikasi : Strategi Untuk Memperbaiki Komunikasi Anda

Strategi memperbaiki komunikasi dalam kehidupan sehari-hari

Saat ini, faktor utama yang menentukan apakah Anda akan berhasil atau gagal ialah kemampuan komunikasi. Kemampuan itu belum tentu dimiliki sejak lahir. Tetapi semua orang yang menginginkannya dapat memilikinya. Yang diperlukan adalah keinginan dan tekad.

Para pemimpin hebat di pemerintahan, industri dan pendidikan memiliki kecakapan tinggi dalam berkomunikasi secara efektif dengan orang lain. Begitu Anda mengasah kemampuan berkomunikasi, Anda bisa secara efektif menyampaikan ide-ide Anda kepada atasan, rekan, pelanggan, bahkan teman dan keluarga Anda.

Beberapa insight menarik yang Anda pelajari dari buku ini antara lain:

• Kenapa komunikasi disebut sebagai jalan dua arah;
• Bagaimana menyampaikan ide kepada orang lain;
• Mengapa Anda perlu mendengarkan dengan seksama;
• Bagaimana cara berbicara di hadapan publik dengan percaya diri dan meyakinkan; dan
• Mengapa Anda harus membuat pertemuan menjadi lebih bermakna.

Ada empat cara dalam berhubungan dengan dunia: Apa yang Anda lakukan; Cara Anda memandang; Apa yang Anda ucapkan; Dan, cara Anda mengucapkannya.

Sebagian besar komunikasi sehari-hari menciptakan kemungkinan miskomunikasi dan salah paham. Beberapa kata yang digunakan dapat dipahami dengan mudah di dalam organisasi Anda, tetapi jargon itu kerap kali membingungkan mereka yang berada di luar perusahaan atau industri Anda.

Ketika Anda menata pikiran dan tidak berusaha membahas semua topik, Anda menjaga pendengar Anda tetap ada di level yang sama dengan Anda karena orang menyukai keteraturan dan kejelasan. Komunikasi bukanlah jalan satu arah. Komunikasi bukan hanya mengenai komunikator yang menyampaikan pesan kepada pihak lain.

Komunikasi yang efektif harus menjadi jalan tol dua arah dengan masukan yang terus-menerus mengalir dari satu pihak ke pihak lain.

Penyampai pesan harus mencari dan menerima masukan dari penerima pesan. Komunikator harus selalu memastikan apa yang disampaikan dapat dipahami dan diterima oleh sang penerima.

Semua profesional harus bisa mengekspresikan opini dengan jelas, ringkas, dan meyakinkan terutama pada situasi-situasi yang bersifat mendadak atau tak terduga. Situasi-situasi itu membutuhkan keberanian, kepercayaan diri, kemampuan menyusun pikiran dengan cepat dan kemampuan mengekspresikannya dengan cara yang koheren serta persuasif.

Dengan mengikuti pilar-pilar komunikasi yang baik itu, tidak hanya Anda dapat menyampaikan pesan dengan baik, tetapi pekerjaan Anda akan diselesaikan dengan jumlah kesalahan yang lebih sedikit dan lebih tepat waktu.

Staf Anda akan bekerja lebih efisien dan merasa bahagia, dan saat menjalankan tugas sebagai manajer, Anda akan merasa lebih puas serta menghadapi lebih sedikit masalah.

Memahami apa yang dikomunikasikan adalah kriteria dasar komunikasi yang baik, tetapi ada faktor lain yang sama-sama penting. Hal yang dikomunikasikan tidak hanya harus dimengerti, tetapi pihak lain harus menerimanya.

Entah sedang berbicara di hadapan sebuah kelompok atau sedang melakukan percakapan empat mata, sebelumnya Anda harus memikirkan pesan Anda dan bagaimana Anda akan menyampaikannya.

Terkadang Anda harus berpikir sendiri dengan sedikitnya waktu yang tersedia atau bahkan tidak ada waktu untuk mempersiapkan diri. Tetapi kerap kali saat harus membahas sesuatu, Anda bisa mempersiapkannya bahkan dalam jangka waktu singkat.

Rencanakan apa yang akan Anda katakan. Pertama, ketahui topiknya. Lalu, kenali pendengar Anda. Bicara dengan jelas dan jernih agar perkataan Anda bisa dipahami dengan mudah. Bicara dengan antusias supaya pendengar tidak tertidur. Sadari bahasa tubuh Anda. Persiapkan apa yang akan Anda katakan sebelum menyampaikan ide kepada kelompok dan perorangan.

Persiapkan diri untuk menanggulangi rintangan yang mengacaukan komunikasi. Ketahui dan kendalikan bias yang Anda miliki. Dalam memberikan tugas, rencanakan apa yang akan Anda katakan, komunikasikan dengan jernih pada orang yang Anda beri tugas.

Minta masukan mengenai bagaimana mereka menerima apa yang Anda katakan, dan tindak lanjuti untuk memastikan tugas itu diselesaikan.

Cara Anda berkomunikasi dapat merangsang emosi positif atau negatif. Jika Anda berkomunikasi dengan agresif, tanpa rasa hormat atau kepekaan, emosi penuh pembelaan diri dan amarah bisa mencegah orang lain mendengar pesan yang Anda sampaikan.

Komunikasi dengan diplomasi dan kebijaksanaan adalah pendekatan yang mengombinasikan kekuatan serta kepekaan dan menjaga emosi.

Saat berkomunikasi dengan diplomasi dan kebijaksanaan, Anda mengadaptasikan gaya Anda kepada orang yang sedang Anda ajak bicara agar orang itu merasa nyaman.

Komunikator yang diplomatis dan bijak akan menjalin hubungan berdasarkan gaya komunikasi orang lain, menyediakan waktu pada hal yang terasa nyaman bagi individu tersebut.

Selain itu, menggunakan bahasa yang cocok dengan gaya orang yang mereka ajak berinteraksi, serta memberi perhatian khusus berdasarkan gaya komunikasi seseorang. Agar bisa menjadi komunikator yang biak, Anda harus mendapatkan kepercayaan dan rasa hormat dari orang-orang yang berhubungan dengan Anda.

Seorang pendengar yang aktif tidak hanya memusatkan perhatian kepada apa yang dikatakan pihaklain, tetapi juga melontarkan pertanyaan, memberi komentar, dan memberi reaksi secara verbal dan nonverbal kepada apa yang dikatakan.

Salah satu cara untuk memperbaiki kemampuan mendengarkan Anda adalah dengan mengambil peranan aktif. Alih-alih hanya duduk atau berdiri dengan telinga terbuka, pandanglah sang pembicara. Kontak mata adalah salah satu cara menunjukkan minat, tetapi jangan berlebihan.

Tunjukkan ketertarikan melalui ekspresi wajah. Tersenyum atau tunjukkan keprihatinan yang sepantasnya. Tunjukkan bahwa Anda mengikuti jalannya percakapan melalui anggukan atau gerak-gerik. Lontarkan pertanyaan mengenai apa yang dikatakan. Anda bisa menguraikan dengan kata-kata sediri, “jadi dari pemahaman saya…”.

Teknik tersebut tidak hanya memungkinkan Anda mengklarifikasi poin-poin yang mungkin terasa tidak jelas, tetapi terus menjaga Anda siaga dan memusatkan perhatian secara penuh. Jangan menginterupsi. Sebuah jeda bukanlah sinyal bagi Anda untuk mulai berbicara. Menunggulah.

Jadilah pendengar yang berempati. Dengarkan dengan segenap hati dan kepala Anda. Coba rasakan apa yang dirasakan orang lain saat mereka berbicara. Dengan kata lain, posisikan diri Anda dalam posisi mereka.

Ada tujuh tipe pendengar dan masing-masing kita kerap masuk ke dalam salah satu kategori berikut ini. Pertama, si “sibuk sendiri”. Orang-orang seperti ini terlihat buru-buru dan selalu melihat ke sekeliling atau melakukan hal lain.

Kedua, si “tidak perhatian”. Secara fisik orang-orang ini hadir, tetapi secara mental mereka tidak hadir. Anda bisa mengetahuinya dari ekspresi kosong wajah mereka.

Ketiga, si “gemar menginterupsi”. Orang-orang tipe ini siap menyela kapan saja. Mereka siaga dan siap memotong atau menyelesaikan kalimat Anda.

Keempat, si “terserah”. Orang-orang ini terus menjaga jarak dan menunjukkan sedikit emosi saat mendengarkan. Mereka memberi kesan bahwa mereka sama sekali tidak tertarik dengan apa yang Anda katakan.

Kelima, si “penyerang”. Tipe ini gemar menikmati ketidaksetujuan dan gemar menyalahkan orang lain.

Keenam, si “tukang menganalisis”, orang-orang seperti ini terus menerus mengambil peran sebagai penasehat dan siap memberikan jawaban kepada Anda walaupun Anda tidak memintanya.

Ketujuh, si “penaruh perhatian”, mereka adalah pendengar yang sangat siaga. Mereka mendengarkan dengan mata, telinga, hati dan berusaha memosisikan diri dalam posisi sang pembicara.

Kunci untuk pidato yang efektif atau berbicara di hadapan publik yaitu galilah informasi sebanyak mungkin mengenai kelompok audiens yang Anda hadapi. Setidaknya kuasai topik yang akan digunakan dalam pidato atau pembicaraan Anda dengan lebih baik.

Anda bisa mengawalinya dengan sebuah peristiwa yang akan mengilustrasikan poin-poin kunci. Sampaikan bukti untuk memperkuat poin-poin tersebut.

Perhatikanlah pula artikulasi, tata bahasa, nada suara, dan tempo Anda saat berbicara. Ciptakan suasana yang bersemangat dan berikan variasi dalam gaya berbicara.

Nyatakan dengan jelas tindakan yang harus diambil para pendengar. Tunjukkan keuntungan yang akan mereka dapatkan jika mengambil tindakan tersebut.

Persiapkan diri untuk menanggapi pertanyaan-pertanyaan yang menantang. Jaga ketenangan yang profesional saat berada di bawah tekanan. Komunikasikan pesan-pesan yang jelas, ringkas dan positif. Jual ide-ide strategis, kepentingan diri dan organisasi. Dan komunikasikan kompetensi serta kepercayaan diri.

Penutupan pidato merupakan elemen yang paling strategis. Kemungkinan besar apa yang dituturkan terakhir kali menjadi hal yang paling lama diingat. Dapatkan akhir dan awal yang baik dan tautkan keduanya. Selalu berhenti sebelum pendengar Anda ingin Anda berhenti.

“Para pembicara yang membicarakan apa yang diajarkan hidup kepada mereka tidak pernah gagal dalam menarik perhatian para pendengar.” ~ Dale Carnegie 

Setiap pertemuan harus memiliki tujuan, dan pemimpin pertemuan harus memastikan tujuan pertemuan tercapai. Beberapa hari sebelum pertemuan, siapkan agenda dan bagikan agenda tersebut kepada semua orang yang diharapkan kehadirannya.

Persiapkan materi dan peralatan yang ingin Anda gunakan sebelum rapat berlangsung dan pastikan peralatan yang dibutuhkan untuk menunjukkan visual tersedia. Pastikan jumlah salinan yang tersedia cukup untuk seluruh partisipan.

Ciptakan suasana yang memancing partisipasi, berikan semangat agar peserta yang malu atau tampak segan mau berpartisipasi dan seluruh peserta harus didorong untuk berpartisipasi.

Jangan biarkan orang-orang yang tidak bisa menutup mulut mendominasi jalannya pertemuan. Saat pertemuan berakhir, seluruh peserta harus memahami topik yang dibahas dengan baik.

Setelah pertemuan, buat ringkasan apa yang telah Anda pelajari. Tinjau catatan-catatan yang Anda buat ketika jalannya rapat masih terasa segar di ingatan Anda.

Jika Anda tidak melakukan apapun terhadap apa yang Anda pelajari dari pertemuan tersebut, pertemuan itu hanya membuang-buang waktu dan uang.

“Jika Anda meyakini apa yang Anda lakukan, jangan biarkan apapun menahan Anda dalam pekerjaan Anda. Banyak pekerjaan terbaik di dunia dilakukan melawan hal-hal yang tampak mustahil. Yang penting adalah menyelesaikan pekerjaan.” ~ Dale Carnegie 

1. Komunikator harus selalu memastikan apa yang disampaikan dapat dipahami dan diterima oleh sang penerima.
2. Salah satu cara untuk memperbaiki kemampuan mendengarkan Anda adalah dengan mengambil peranan aktif.
3. Jadilah pendengar yang berempati. Dengarkan dengan segenap hati dan kepala Anda.
4. Perhatikanlah pula artikulasi, tata bahasa, nada suara, dan tempo Anda saat berbicara.
5. Setiap pertemuan harus memiliki tujuan, dan pemimpin pertemuan harus memastikan tujuan pertemuan tercapai.
6. Jangan biarkan orang-orang yang tidak bisa menutup mulut mendominasi jalannya pertemuan.